Tietosuojaseloste

1. Rekisterin pitäjä

Proprius Partners Oy (3284496-1)
Käyntiosoite: Uudenmaankatu 7 B 3, 00120 Helsinki
Postiosoite: Uudenmaankatu 7 B 3, 00120 Helsinki
Puhelinnumero: 044 9818 644

Sähköposti: info@proprius.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Proprius Partners Oy/ Niko Fagernäs, toimitusjohtaja
Käyntiosoite: Uudenmaankatu 7 B 3, 00120 Helsinki
Postiosoite: Uudenmaankatu 7 B 3, 00120 Helsinki

Puhelinnumero: 044 9818 644

Sähköposti: niko.fagernas@proprius.fi

3. Rekisterin nimi

Proprius Partners Oy:n asiakasrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitus

Asiakkaan henkilötietoja käsitellään rahastoasiakkaan ja sijoituspalveluasiakkaan suostumuksen perusteella asiakkuuden avaamiseksi ja sopimuksen perusteella sopimuksen täytäntöön panemiseksi, asiakkaan tuntemiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi, asiakasyhteydenpitoon sekä asiakasraportointiin. Lisäksi asiakkaan henkilötietoja käsitellään lainsäädännön vaatimien velvoitteiden täyttämiseksi sekä Proprius Partners Oy:n oikeutetun edun vuoksi oikeudellisten vaateiden esittämiseksi ja niiltä puolustautumiseksi. 

5. Henkilöryhmät

Proprius Partners Oy:n erikoissijoitusrahastoja merkinneet ja omaisuudenhoitosopimuksen tehneet asiakkaat tai asiakkuutta hakeneet tahot sekä näihin liittyvät edustajat ja tosiasialliset edunsaajat.

6. Rekisterin tietosisältö

Keräämme rekisteröidyistä vain asiakkaan tai tämän edustajan antamia sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Lisäksi voimme hankkia tietoja kohdassa 8. mainituista tietolähteistä. Kaikki Proprius Partners Oy:n puhelut voidaan tallentaa sähköisesti.

Rahastoasiakkaat

Asiakkaan tuntemis- ja yhteystiedot: Henkilötunnus/Y-tunnus, nimi, osoite, asuinvaltio, kotivaltio, puhelinnumerot (faksinumero), sähköposti, kansalaisuudet, verotusmaat, verotunnukset, asiointikieli, juridinen muoto, pankkitilin omistajan nimi, pankkitilin käyttöoikeuden haltijan nimi, tieto mahdollisesta edustajasta, edustajan yksilöinti- ja yhteystiedot, palvelunkäyttötarkoitus, tieto siitä onko asiakas poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (PEP), varallisuustiedot ja varojen alkuperä.

Yhteisöjen osalta kerätään lisäksi pääasiallinen toimiala, pääasiallisen toimipaikan osoite, tosiasialliset edunsaajat ja heidän yksilöintitietonsa, tiedot tunnistamistoimenpiteistä sekä tarvittaessa tieto tosiasiallisen edunsaajan toiminnasta sen laadusta ja laajuudesta sekä palvelunkäyttötarkoitus, tieto siitä onko asiakas, edustaja tai tosiasiallinen edunsaaja poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (PEP), taloudellinen asema ja varojen alkuperä.

Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: Pankkiyhteys- ja tilitiedot, tunnistamisasiakirjatiedot, rahasto-osuuksien lukumäärä, osuuksien hankinta- ja markkina-arvo, sektori- ja toimialakoodit, yhteydenpitoa asiakkaan kanssa koskevat tiedot sekä tietojen muutosloki, asiakkuuden alkamisajankohta.

Omaisuudenhoitoasiakkaat

Asiakkaan tuntemis- ja yhteystiedot: Nimi, henkilötunnus, Y-tunnus, LEI-tunnus, osoite, asuinvaltio, puhelinnumerot (faksinumero), sähköposti, kansalaisuudet, synnyinmaa, verotusmaat, verotunnisteet, GIIN numero, asiointikieli, juridinen muoto, tieto mahdollisesta edustajasta sekä edustajan yksilöinti- ja yhteystiedot ja palvelunkäyttötarkoitus.

Pääasiallinen toimiala, pääasiallisen toimipaikan osoite, tosiasialliset edunsaajat ja heidän yksilöintitietonsa, tiedot tunnistamistoimenpiteistä sekä tarvittaessa tieto tosiasiallisen edunsaajan toiminnasta sen laadusta ja laajuudesta sekä palvelunkäyttötarkoitus, tieto siitä onko asiakas, edustaja tai tosiasiallinen edunsaaja poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (PEP) ja varojen alkuperä.

Asiakkaan luokittelua varten kerätään yhteisöasiakkaan toimiala, taseen loppusumma, liikevaihto ja omat varat ja henkilöasiakkaan ja yhteisöasiakkaan osalta tarvittaessa asiakkaan toteuttamat huomattavan suuret liiketoimet, joita asiakas on toteuttanut kyseisillä markkinoilla keskimäärin kymmenen kertaa neljännesvuodessa neljän viimeksi kuluneen vuosineljänneksen aikana, asiakkaan sijoitusvarallisuuden arvo ja asiakkaan työskentely rahoitusalalla ammattimaisesti.

Soveltuvuusarviointia varten kerätään asiakkaan ja edustajan ammatti, tarvittaessa edellinen ammatti, koulutus, siviilisääty, perhesuhteet, työnantaja, työsuhde, sijoituskokemus- ja tietämys, sijoitustoiminnan tavoite, riskinsietokyky, sijoitushorisontti, kestävyysmieltymykset mukaan lukien niiden mahdollinen mukauttaminen, tappionsietokyky, riskiprofiili, taloudellinen asema, varallisuutta ja varallisuuden alkuperää koskevat tiedot.

Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: Pankkiyhteys- ja tilitiedot, tiedot täyden valtakirjan omaisuudenhoitosopimuksen alaisesta omaisuudesta, sopimukset, valtakirjat, tunnistamisasiakirjatiedot, tiedot toimeksiannoista, tapahtumat, tapaamiset, raportit, asiakasta koskevat sähköiset viestit ja asiakkuuden alkamisajankohta.

7. Tietojen säilyttämisaika

Rekisterin tietoja poistetaan, kun asiakkuus päättyy siltä osin, kun niitä lainsäädännön tai Proprius Partners Oy:n oikeutetun edun vuoksi ei tarvitse tai saa säilyttää. Säilytettävien tietojen osalta säilytysajat vaihtelevat lainsäädännön mukaan. Esimerkiksi rahanpesun, terrorismin rahoittamisen ja petosten estämiseen liittyen säilytysaikavaatimus on vähintään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisen tai yksittäisen tapahtuman suorituksen jälkeen ja sijoituspalvelulain mukaan esim. asiakasta koskevia sähköisiä viestejä, jotka voivat johtaa liiketoimeen pitää säilyttää viiden vuoden ajan tallentamisesta ja Finanssivalvonnan pyynnöstä enintään seitsemän vuotta. Kirjanpitoaineistoa Proprius Partnersin on säilytettävä kirjanpitolain mukaisesti 10 vuotta. Proprius Partnersilla on oikeus säilyttää asiakasta, asiakkaan edustajaa ja tosiasiallisia edunsaajia koskevia tietoja myös oikeutetun edun turvaamiseksi kuten mahdollisia oikeuskäsittelyitä tai –vaateita varten.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisteriin kuuluvat perustiedot kerätään asiakkaalta itseltään tai asiakkaan edustajalta ja asiakkaan tai asiakkaan edustajan toimittamasta dokumentaatiosta. Tietoja voidaan kerätä myös Väestörekisterikeskuksesta, Suomen Asiakastieto Oy:stä ja Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (yhteisörekisteritiedot).

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille näiden lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden toteuttamiseksi, kuten myös viranomaisten valvonnan alaisille ja muille yhteistyökumppaneille tiedonsaantioikeuden toteuttamiseksi. Muilta osin tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn suostumuksella tai valtuutuksella.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja säilytetään EU:n ja ETA:n alueella. Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n jäsenvaltioiden ulkopuolelle ainoastaan henkilötietolain sallimin perustein. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Proprius Partners Oy huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta voimassa olevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Proprius Partners Oy käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Proprius Partners Oy käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ja alihankkijoiden ohjeistaminen. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on lainsäädännön ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

12. Oikeus tietojen tarkastamiseen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot. Joidenkin tietojen saamista on kuitenkin rajoitettu kuten mm. tietoja rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevaan lakiin perustuen ja rikosten ehkäisemisen ja selvittämisen vuoksi. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä rekisteriasioista vastaavalle henkilölle kirjallisesti tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tarkastuspyynnössä tulee mainita nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Yhteystiedot tietosuojaselosteen alussa.

13. Oikeus vaatia tiedon oikaisemista

Rekisteröidyllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti päivittää ja muuttaa omia tietojaan tapaamalla rekisterinpitäjän edustajan, etätunnistamisen yhteydessä puhelimitse tai osoittamalla kirjallisen pyynnön rekisteriasioista vastaavalle henkilölle edellä mainitulla tavalla. Rekisteröidyn vastuulla on ilmoittaa rekisterinpitäjälle muuttuneista yhteystiedoista ja tuntemistiedoista. Tietojen ajantasaisuus tarkistetaan tapaamisten ja toimeksiantojen yhteydessä. Yhteystiedot tietosuojaselosteen alussa.

14. Oikeus pyytää tietojen poistamista

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista tai käytön rajoittamista lukuun ottamatta tiettyjä tietoja rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevaan lakiin perustuen ja tietoja rikosten ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi. Proprius Partners Oy:llä on säätelynmukainen velvollisuus säilyttää asiakastietoja myös asiakassuhteen päätyttyä tietyn ajan, mistä syystä asiakkaan pyyntöön poistaa häntä koskevat tiedot tai tietojen käytön rajoittamiseen ei ole yleensä mahdollista suostua. Proprius Partners Oy poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

15. Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää suoramarkkinointi. Markkinointisuostumus tai -kielto on mahdollista antaa joko sähköisesti, puhelimitse, asiakaspalvelun tai muutoin asiakastapaamisen yhteydessä. Rekisteröity saa kuitenkin aina asiakassuhteen hoitamiselle ja palvelujen tuottamiselle välttämätöntä asiakasviestintää.

16. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.Tästä huolimatta, yhtiöllä on lakisääteinen velvollisuus säilyttää tiettyjä henkilötietoja rekisteröityjen osalta, joten tietojen siirtovaatimukseen ei voida suostua. 

17. Tietojen profilointi

Proprius Partners Oy ei käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

18. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot. PL 800, 00531 Helsinki, tietosuoja(at)om.fi, 029 566 6700

1. Rekisterin pitäjä

Proprius Partners Oy (3284496-1)
Käyntiosoite: Uudenmaankatu 7 B 3, 00120 Helsinki
Postiosoite: Uudenmaankatu 7 B 3, 00120 Helsinki
044 9818 644, info@proprius.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Proprius Partners Oy/ Niko Fagernäs, toimitusjohtaja
Uudenmaankatu 7 B 3, 00120 Helsinki, 044 9818 644

3. Rekisterin nimi

Proprius Partners Oy:n markkinointirekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointitarkoituksessa asiakkaan suostumuksen sekä Proprius Partners Oy:n oikeutetun edun perusteella.

5. Henkilöryhmät

Markkinointirekisteriin kerätään henkilötietoja asiakkaasta tai potentiaalisesta asiakkaasta.

6. Rekisterin tietosisältö

Markkinointirekisteri sisältää yhteystietojen (nimi, puhelinnumero, sähköposti, Y-tunnus) lisäksi esimerkiksi yhteisöjen osalta edustajan nimi, sähköposti ja puhelinnumero sekä yhteisön verotettava tulos ja yrityskauppahistoriaan liittyviä tietoja sekä lyhytaikaisesti muutakin tietoa, kuten esimerkiksi tietoa Proprius Partners Oy:n tilaisuuksiin/tapahtumiin osallistumisesta. Kaikki Proprius Partners Oy:n puhelut voidaan tallentaa sähköisesti.

7. Tietojen säilyttämisaika

Markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kun rekisteröity ei ole peruuttanut suostumustaan henkilötietojen käyttämistä tai vastustanut henkilötietojensa käyttöä tai pyytänyt poistamaan markkinointia varten antamiaan henkilötietoja.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Yhteystiedot kerätään julkisista lähteistä sekä rekisteröidyiltä itseltään tai tämän edustajalta tai Proprius Partners Oy:n tapahtumien yhteydessä.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille näiden lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden toteuttamiseksi, kuten myös viranomaisten valvonnan alaisille ja muille yhteistyökumppaneille tiedonsaantioikeuden toteuttamiseksi. Muilta osin tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn suostumuksella tai valtuutuksella.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja säilytetään EU:n ja ETA:n alueella. Tietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA:n jäsenvaltioiden ulkopuolelle ainoastaan henkilötietolain sallimin perustein. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Proprius Partners Oy huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Proprius Partners Oy käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Proprius Partners Oy käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ja alihankkijoiden ohjeistaminen. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on lainsäädännön ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

12. Oikeus tietojen tarkastamiseen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot. Joidenkin tietojen saamista on kuitenkin rajoitettu kuten mm. tietoja rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevaan lakiin perustuen ja rikosten ehkäisemisen ja selvittämisen vuoksi. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä Proprius Partners Oy:n rekisteriasioista vastaavalle henkilölle kirjallisesti tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tarkastuspyynnössä tulee mainita nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Yhteystiedot tietosuojaselosteen alussa.

13. Oikeus vaatia tiedon oikaisemista

Rekisteröidyllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti päivittää ja muuttaa omia tietojaan, lukuun ottamatta tietoja, joita rekisteröidyllä ei ole oikeutta tarkistaa, tapaamalla rekisteriasioista vastaava henkilö, tai osoittamalla kirjallisen pyynnön Proprius Partners Oy:n rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisteröidyn vastuulla on ilmoittaa rekisterinpitäjälle muuttuneista yhteystiedoista ja tuntemistiedoista. Tietojen ajantasaisuus tarkistetaan tapaamisten ja toimeksiantojen yhteydessä. Yhteystiedot tietosuojaselosteen alussa.

14. Oikeus pyytää tietojen poistamista, käytön rajoittamista, vastustaa tietojen käsittelyä ja tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suoramarkkinointiin antamansa suostumus, rajoittaa tietojen käyttöä, vastustaa tietojen käsittelyä tai tulla unohdetuksi, lukuun ottamatta tiettyjä tietoja rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevaan lakiin perustuen ja tietoja rikosten ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi. Tietojen kirjallisen poistamispyynnön tai pyynnön rajoittaa tietojen käyttöä, vastustaa tietojen käyttöä tai tulla unohdetuksi voi esittää edellä mainitulla tavalla Proprius Partners Oy:n rekisteriasioista vastaavalle henkilölle koska tahansa. Yhteystiedot tietosuojaselosteen alussa.

15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot. PL 800, 00531 Helsinki, tietosuoja(at)om.fi, 029 566 6700

16. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Asiakkaan henkilötietoja ei käsitellä automaattisesti, minkä vuoksi asiakkaan pyyntöön tietojen siirtämiseksi ei ole mahdollista suostua.

17. Tietojen profilointi

Proprius Partners Oy ei käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Kehitämme jatkuvasti palveluitamme ja voimme sen takia joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumisesta. Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle, ilmoittamme niistä etukäteen ja pyydämme tarvittaessa suostumuksen.

Tämä tietosuojaseloste on laadittu 15.2.2023 ja päivitetty 8.3.2023, 18.10.2024 sekä 6.10.2025